Ihr Profil Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise Organisationstalent und die Fähigkeit, bei unterschiedlichen Aufgaben Prioritäten zu setzen Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Interesse an digitalen Arbeitsabläufen Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Ihre Aufgaben Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post und Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial sowie Dokumentenablage und Vorlagenpflege Teamassistenz: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Reisen, Vorbereitung von Präsentationen sowie Erstellung von Spesenabrechnungen Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung und Koordination von Unterschriften und digitalen Freigaben Facility Management: Koordination von Dienstleistern und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Poolauto IT-Koordination: Ansprechperson für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern sowie Organisation von IT-Ausstattung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten und Lizenzen