• Organisation und Koordination des Einladungsmanagements für Ausstellungseröffnungen und Veranstaltungsreihen • Betreuung der digitalen Adressendatei (Kenntnis von EWorks von Vorteil) • Betreuung der Reiseabrechnungen und bei Bedarf Abwicklung von Reisebuchungen • Organisatorische Unterstützung bei Sitzungen und Besprechungen • Schnittstellenfunktion zu anderen Organisationseinheiten innerhalb des KHM-Museumsverbands • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen für Sitzungen und Besprechungen, beispielsweise für Kuratoriumssitzungen • Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Berichten, etwa Jahresbericht und Kulturbericht • Vertretung der Assistenz der Generaldirektion bei Abwesenheiten • Betreuung von Gästen des Generaldirektors und der Generalsekretärin

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau (z.B. HAK, AHS) oder eine vergleichbare Qualifikation • Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem komplexen organisatorischen Umfeld • Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift • Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook • Sehr gutes Organisationsvermögen und ausgeprägtes Zeitmanagement • Diskrete, verlässliche und sorgfältige Arbeitsweise • Freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen