Organisatorische und koordinative Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Ausstellungsprojekten an den Standorten des KHM-Museumsverbands sowie an externen Ausstellungsorten Ausstellungsbezogene Dateneingabe, Datenpflege und strukturierte Ablage in der Datenbank TMS sowie auf dem Server Unterstützung bei der organisatorischen Abwicklung des Leihverkehrs sowie bei der Korrespondenz mit Leihgeber*innen, Künstler*innen, Versicherungen, Fremdfirmen und Dienstleister*innen Mitwirkung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Zeitplänen, laufende Abstimmung mit Projektbeteiligten, Organisation von Projektmeetings sowie Protokollierung von Ergebnissen Unterstützung bei der Vorbereitung von Schriftverkehr und Verträgen sowie bei der organisatorischen und budgetären Abwicklung von Ausstellungsprojekten Erstellung und Pflege von Berichten sowie laufende Dokumentation im Rahmen der Ausstellungsprojekte Bürokoordination, wie z.B. Beschaffung, Handkasse, Terminplanung Unterstützung vor Ort während des Auf- und Abbaus von Ausstellungen

Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau, idealerweise mit kaufmännischem oder administrativem Schwerpunkt (z. B. AHS, HAK, HLW oder vergleichbar) Berufserfahrung in einer Assistenz- oder koordinativen Administrationsfunktion Interesse an Kunst und Kultur sowie Verständnis für die Anforderungen eines musealen Umfelds Gutes Verständnis für kulturelle und organisatorische Zusammenhänge sowie grundlegende wirtschaftliche Kenntnisse Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil Sehr gute Kenntnisse in der elektronischen Kommunikation und Datenverarbeitung sowie ein gutes Verständnis für Datenbanken und digitale Werkzeuge Selbständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Abläufen den Überblick zu behalten Ausgeprägtes Organisationsgeschick, klare Kommunikation und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen Diskreter und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen